07.03.2012 10:32:06
Umíte si naplánovat čas
„Kdo věnuje dostatek času plánování, potřebuje méně času k provedení a celkově ušetří více času.“ sděluje J KNOBLAUCH a H. WÖLTJE v knize Time management. Priority s plánováním nesou od počátku oboru time managementu pokrevní poutu.
Už jsme znalí v pojmu plánování, co je čas a proč být efektivní a k čemu efektivita slouží. Pokud plánujeme, získáváme čas pro neplánované aktivity, kreativitu a ostatní úkoly. Můžeme spontánněji reagovat na možné změny a stát se svým strůjcem času. Kdo neplánuje, dostává se do začarovaného kruhu plného tlaku, stresu a neefektivity. Přitom v jednoduchém řečení stačí mít diář, propisku a obyčejný blok. Pak se vám nemůže stát, že zapomenete či se dostanete do časového shonu s úkoly A, které dříve bývaly prioritou B. „Pokud už hasíme, nemůžeme řídit, pouze konat a snažit se doufat v zdárný konec.“
Předchozích kapitolách jsme si určovali osobní/pracovní cíle a udávali jim prioritní hodnotu. Vlastníme tedy seznam cílů – aktivit, které denně či týdně obměňujeme. Pro zopakování a osvojení si zopakujme krátký postup při efektivně vykonaných úkolech.
• Do vašeho seznamu aktivit vždy zaneste novou aktivitu, za kterou zodpovídáte
• Každou aktivitu opatřete termínem dokončení/dodání.
• Každé aktivitě přiřaďtě její prioritu (A, B, C či D)
• Kontrolujte svůj seznam a doplňujte do něj nové úkoly. Dokončené aktivity odfajfkujte či jinak odsouhlaste jejich ukončení. Úkolům již po deadlinu přiřaďte nový termín dokončení.
• Delegujte, pokud můžete. Získáte tím čas potřebný k jiným aktivitám. Nezapomínejte však delegovanou osobu kontrolovat a dodržovat termíny.
Produktivní čas
Už z nadpisu je pochopotilné, že se jedná o čas, kdy nám to nejvíce „pálí“. Může tomu být častně ráno, odpoledne či naopak velmi pozdě v noci. Několik výzkumů potvrdilo, že introvertní lidé mají sklon být Skřivani (pracovat časně ráno) a extroverti naopak Noční ptáci (čili pracují pozdě v noci). Avšak pro většinu lidí spíš platí každodenní biorytmus a přizpůsobení se každodennímu pracovnímu rytmu. Přece jenom jde velmi špatně vyřizovat telefony v jedenáct hodin večer, když ostatní pracující lidé už spí.
Obecně, pro majoritní podíl lidí se úkol vyžadující samotu, koncentraci a kreativní myšlení vykonává nejlépe před desátou dopoledne. Je to pro nás produktivní doba, při které stihneme a dosáhneme vypracování úkolů snázeji než např. po obědě, kdy naše křivka produktivity pozvolna klesá. Čím víc se blíží večer, tím méňe nám zbývá energie a potřebného potecniálu řešit problémy a úkoly. Předcházejte tomuto vyčerpání např. pravidelnými přestávkami během dne. Jednou kolem 11 hod., druhou kolem 16 hod. a dodržujte její délku. Pokud je příliš dlouhé, strácíte tak schopnost soustředění a naopak, pokud je moc krátká, neobnoví se vám potřebná energie. Osobní (přátelské) schůzky si naopak ponechejte mimo vaší pracovní špičku. Dokáží vás velmi překvapivě povzbudit a nabýt energií.
Občas se stane, že i když se nacházíme ve své formě produktivního času, ne a ne hnout s naplánovanou prací. V takovou chvíli je nejlepší práci nachvíli odložit a nechat své podvědomí, aby se o to postaralo. Zkusme svůj problém prozkoumat znovu z níže uvedených prespektiv, které mohou být jednou z vašich duševních bloků.
• Nedostatek faktů
 Pokuste se ještě jednou zjistit více faktografických věcí.
• Nedostatek přesvědčení
 Znovu si stanovte vhodně postavený cíl.
• Nevíte, kde začít
 Začněte kdekoli. V průběhu práce můžete cokoli změnit. Inspirace přichází v průběhu práce
• Nedostatek rozhledu
 Pracujete s problémem už příliš dlouho. Ponechte si týden čisté mysli a zeptejte se na názor jiných lidí, kteří na to mají jiný názor a pohled.
• Nedostatek motivace
 Neustále si opakujte svůj cíl a tím se motivujte. Nezapomínejte na to, co chcete a že toho chcete dosáhnout.

1.1.1. Denní plánování
Denní program je dobrý sluha, ale zlý pán. Náš pracovní seznam priorit by měl být dodržován, ale vždy s mírou. Přebírá místo nástroje, který nám pomáhá, není diktátorem našeho života. „Náklad s programem s přiměřenou úctou, být dostatečně flexibilní, avšak zase ne příliš, není zas tak jednoduchou záležitostí, aby se to přihodilo nezkušeným samo od sebe“ říká Arnold Brecht.
Proč denní plánování?
Plány na konkrétní den obsahují ty aktivity, které za daný den chceme stihnout, což na jednu stranu může být neefektivní z hlediska náhlých vyrušení či náhlých důležitých a nutných úkolů. Přesto bychom jimi neměli opovrhnout, jelikož nám přinesou rychlý přehled a zajišťují nám, abychom na nic nezapomněli. Konkrétní plány nás zaměstnají natolik, že nebudeme mít čas zaobírat se jinými, nenaléhavými věcmi, tudíž vykonáme více užitečného.
Vytvoření denního plánu
Denní plán tvořme vždy večer, na den následující. Týdenní plán pak ke konci týdne, vždy na týden nadcházející, avšak o týdenním plánování se budeme bavit až posléze.
Den je pro nás vztyčným bodem pro úzký horizont plánování. Pokud nemáme pevně v rukou náš denní provoz, nejsem pak schopni plánovat dlouhodobě. Bohužel je tomu tak, naučit se plánovat i maličkosti, aby do sebe zapadaly a nekryly se, je pro nás zásadní.
Obecným časově náročným pravidlem pro denní plánování je cca osm až deset minut, proto bychom neměli opovrhovat touto poučkou. Dalším pravidlem efektivního startu je začít pracovat brzy a pokud možno vždy ve stejnou dobu, abychom využili svůj produktivní čas (viz. kapitola 6.1. Produktivní čas). Pokusme se při ranním rituálu o polovinu zkrátit všechny naše návyky, jako je čtení novin, rozhovory s kamarády apod., které nám ubírají energii a čas, který raději věnujme tomu nejtěžšímu úkolu dne. Pokud si tuto metodu osvojíme a budeme pracovat cca hodinu až dvě např. před snídaní, vězme, že vyřešíme těžký úkol snáze, než v době kolem oběda.
K dennímu plánování můžeme využít například metodu „Pěti P“, podle manželů BISCHOFOVÝCH, jejíž příprava nám zabere cca pět až deset minut denně. Realistický denní plán obsahuje zásadně pouze to, co v daném dni chceme, musíme a především můžeme vyřídit. Metodě „pět P“ se říká kvůli jejímu jednoduchému a logickému znění:
• Pište si všechno
Sepište všechny aktivity (úkoly, schůzky, běžné denní práce, nevyřízené záležitosti).
• Posuzujte potřebu času
Odhadněte, kolik času bude potřeba na každou činnost.
• Plánujte časové rezervy
Už víme, že platí pravidlo plánování pouze 60 pevných %, zbylých 40% vyhrazujeme nepředvídatelným záležitostem
• Přijímejte rozhodnutí
Stanovujte priority při kolizi úkolů, zkracujte porady a hlavně delegujte!
• Pak kontrolujte

Ke konci dne zkontrolujme dodržování našeho denního plánu. Vše nesplněné přenesme do dalších dnů či do seznamu svých aktivit.
Při závěru dne je dobré dokončit maximum věcí v našem seznamu a k tomu si určit (např. v %) jak se nám ten den dařilo a jak jsme se sebou spokojeni. Pro večerní zklidnění našeho organizmu a hlavně naší hlavy si nejprve lehce naplánujme seznam na další den, ukliďme si pracovní prostor a cestou domů si pročisťme hlavu např. lehkým během v parku či procházkou z odlehlejší stanice od vašeho domova.
1.1.2. Týdenní plánování
Abychom dosáhli rovnováhy a investovali pravidelně čas do úkolů B, měli bychom si nastolit nějaká pravidla pro určování týdenního plánování. Týdenní plánování má na rozdíl od denního plánování větší přehlednost a možnost rozčlenit si úkoly rovnoměrně do týdne s případnými časovými rezervami pro nenadálé krizové úkoly typu A apod.
Metody plánování
O jedné z metod jsme psali výše, viz. Oblázková metoda STEPHENA R COVEYHO, jejíž podstatu popisuje v knize 7 návyků vůdčích osobností pro úspěšný a harmonický život jako: „Týdenní organizování poskytuje lepší možnost zachování rovnováhy a souvislostí než denní. (…) Většina lidí myslí v pojmech týdnů. Avšak většina plánovacích nástrojů třetí generace se soustřeďuje na denní plánování. Mohou vám pomoci seřadit činnosti podle důležitosti, avšak v podstatě vám pouze pomáhají organizovat krize a pracovní shon.“ Týdenní plánování nám zmírní stres, který důsledkem zapomínání potřebných aktivit a myšlenek nám nekompromisně narůstal. V okamžiku, kdy si úkol zapíšeme a pojmenujeme, naše podvědomí ho zpracovává a očekává, i když danou aktivitu zpracujete až za několik dní. Do té doby nás může napadnout plno užitečných myšlenek, které v případě nezaznamenání úkolu nevyšly na povrch. Týdenní plánování nám zabere cca 10 min., přičemž záleží na nás, jaký ze dne věnujeme týdennímu plánu. Může tomu být neděle podvečer či pátek po práci nebo třeba i pondělí ráno. To závisí na naší práci a osobnímu přístupu. V zásadě má týdenní plánování dvě náplně – vstupy a výstupy, a to pohled dopředu – plánování a pohled zpět – hodnocení.
Hodnocení
Hodnocení týdne nám zpětnou vazbou sdělí, co jsme za týden zvládli a co ne. Pokud jsme si např. modrou fixou přeškrtli všechny úkoly, které jsme vykonali, je nám na konci týdne jasné, že ty aktivity, jež přeškrtnuté nejsou, musíme přeložit do následujícího týdne. Položky, které jsme nestihli, si zanalyzujeme, jakou příčinou se tak stalo a zhodnotíme, zda jsou stále aktuální či je můžeme vynechat nebo jim naopak musíme dát důležitější prioritu a pracovat tak na nich ihned z kraje týdne. Nenechme se tímto přirozeným jevem znechutit, určitě se nikterak netrestejme, ba naopak. Pokud je polovina z položek přeškrtnuta modře, pochvalte se a z těch, co ne se ponaučme.
Kontrolní seznamy (checklisty)
S hodnocením a plánování může využít i kontrolní seznamy (checklisty), které můžeme využít ke konkrétním našim aktivitám. Pokud máme v našem týdenním seznamu naplánován mítink, určitě se nám vyplatí sestavit si checklist, např. tímto jednoduchým způsobem.
Tabulka 2: kontrolní seznam

Zdroj: (KNOBLAUCH J., 2009, s. 55)

Plánování
Zásadou plánování je mít jeden týden práce sepsán na jednom papíře. Nástin plánovacího systému přikládáme v příloze. Do papíru aktivit bychom měli zařadit níže zmíněné úkony.
• Co zbylo nesplněno z minulého týdne a je stále aktuální.
• Schůzky, výročí a závazky – termínované činnosti, které máme zaznamenány v diáři na tento týden, přepíšeme do formuláře.
• Činnosti důležité- podporující priority, části projektů a cílů, pro které uzrál čas
• Drobnosti, které nepatří pod žádnou prioritu ani cíl, ale potřebujeme na nich zapracovat.
• Tzv. „kotvy“, neboli činnosti, na které bychom nezapomněli
• Návyky, které chceme tento týden podpořit.
• Obecné poznámky: nezapomínejte při plánování na pravidlo 60:40. Pokud nedokážeme odhadnout důležitost mezi několika úkoly, zkusme si položit otázku: „Co bych si ze seznamu úkolů vybral, kdybych mohl před odjezdem na dovolenou udělat jen jednu jedinou věc?“ Nefixujme se na pevné časy (kromě schůzek), mějte na paměti (v seznamu), že za týden potřebujete stihnout pět velkých úkolů a v průběhu týdne na nich libovolně pracujte. Poslední rada, den by neměl obsahovat více jak sedm velkých úkolů, abyste se vešli do onoho Paretova pravidla 80:20.
Uhlídání vyrušování
I když máme vše perfektně naplánováno, víme, že musíme počítat s pravidlem 60:40, kdy 40% věnujeme právě těm aktivitám, jež můžeme vnímat jako vyrušení. „Čas je dámský krejčí, specializující se na přešívání,“ napsal spisovatel Faith Baldwin. Co se však nám může zdát jako vyrušení, může pro druhého, ale i pro nás být životně důležitá záležitost. Každý se dostaneme do situace, kdy jsme nuceni požádat druhého o pomoc, a to i v nevhodnou dobu. Problémy se vás neptají, zda máte čas.
Pokud nás však už někdo vyruší, nedělejme pouze že ho posloucháme, ale bedlivě naslouchejme a aktivně se zapojme do společného řešení. Zjistíte tím, že nejen pro nás daná věc může být důležitá, ale rychleji ji vyřešíme a budeme se moci vrátit zpět ke své práci. Předem, než na nás kolega začne horlivě sypat jeden problém za druhým, zeptejme se ho, jak dlouho mu bude líčení trvat a co po nás bude potřebovat. Sdělme mu také, kolik času máme, tím si vytvoříme svůj časový obraz zameškání a on se nám bude snažit přizpůsobit.
I přesto bychom však měli řídit a eliminovat vyrušení co nejvíce. Jednou nevyrušenou hodinou zvládneme více práce, než za čtyři hodiny ustavičných „rušiček“. Pokud však taková situace nastane, snažme se např. s kolegou, který potřebuje radu, vše řešit ve stoje a nejlépe v jiné kanceláři, z které můžeme lehce a rychle odejít. Máme-li pružnou pracovní dobu, můžeme do práce přijít např. o hodinu dříve, než začnou pracovat vaši kolegové nebo naopak odejít později večer. Pokud se rozhodneme prodloužit si obědní přestávku, i to je možné, ale v tomto případě KNOBLAUCH doporučuje přepnout telefon na záznamník či ho přesměrovat na kolegu, s kterým se domluvíme na vzájemné výpomoci. Osvědčilo se také vyvěšení konzultačních hodin, na které z počátku musíme neustále upozorňovat, ale „zvyk je stará košile.“
Vyrušení nečíhá pouze v našem kolegovy, šéfovi či triviálních telefonech, ale i v nás . Pokud se přistihneme, jak si v duchu přejeme, aby zazvonil telefon či abychom měli záminku jít umýt hrnek od kafe, neefektivně pracujeme se svou koncentrací. V kapitole o produktivitě času jsme si řekli o přestávkách, které naší mysli pomáhají relaxovat. Dbejme na zásady malých pěti až deseti minutových přestávek, které nám dodají potřebný zpětný elán.

LITERATURA
GTD metoda. Mít vše hotovo.cz. [Online] 26. září 2008. http://www.mitvsehotovo.cz/2008/09/26/metoda-gtd-getting-things-done/.
Management - plánování. Miras. [Online] 2010. [Citace: 14. listopadu 2010.] http://www.miras.cz/seminarky/management-planovani.php.
Plánování projektu podle metody GTD. Ing. Mira Vlach - projektové řízení, informatika a marketing. [Online] 24. listopad 2009. http://www.mira-vlach.cz/planovani-projektu-podle-metody-gtd.
80/20, Paretovo pravidlo. Picasa web albums. Paretovo pravidlo 80/20. [Online] 2010. http://picasaweb.google.com/lh/photo/-EUHaANMP6pI7-eXl-U6ug.
BISCHOF A., BISCHOV K. Aktivní sebeřízení - Jak získat kontrolu nad svým čase a prací. Praha : Grada Publishing, 2003. 80-247-0647-4.
ADAIR, John. Hospodaření s časem. Praha : Alfa Publishing, 2004. 80-86851-07-í.
ALLEN, David. Mít vše hotovo : jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře. Brno : Melvil Publishing, 2008. 978-80-903912-8-4.
BABATUA, Leo. Zen a hotovo. Brno : Jan Melvin Publishint, 2010. 978-80-87270-03-5.
Eisenhower, Time managemnet. Time managemnet - Eisenhowerův princip. Eisenhowerův princip. [Online] http://www.salestraining.de/semnet_englisch/4.2/semnet4221_1.htm.
KNOBLAUCH, Jörg a WÖLTGE, Holger. Time management - Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha : Grada Publisher, 2009. 80-247-1440-X.
PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas : time management IV. generace. Tábor : Time Expert, 2000. 80-902783-0-2.



autor Ing. Václav Prokůpek, Ph.D. @  
0 Komentáře:
přidat komentář
<< domů
 
O autorovi

Jméno: Václav Prokůpek
 poslat vzkaz autorovi

Aktuální články
Archiv
Odkazy
Vyhledávání google
Google
 
Web This Blog

© 2006 Ing. Václav Prokůpek, Ph.D. | Blogger Templates by GeckoandFly.
No part of the content or the blog may be reproduced without permission.
Learn how to make money online.



TXT.cz
HLEDAT | UPOZORNIT
Vytvořit blog | Přihlásit se